電話代行業者を利用するメリットを知って導入を検討しよう

業務効率化に役立つ電話代行

いつかかってくるかわからない電話のために席を外せないようでは、業務に支障をきたします。電話代行サービスを利用すれば、自身が席を外していても電話対応してもらえるので、外出や会議への出席が気兼ねなく行えます。業務効率化のためにも、電話代行サービスを利用しましょう。

電話代行を導入するメリットTOP5

no.1

商品案内も依頼できる

電話代行サービスには、電話を取り次ぐだけでなく顧客対応も依頼できます。商品に関する質問など、マニュアルを用意しておくことで自動的に対応してもらえるので、逐一取り次いでくれた電話に出る必要はありません。困ったときには直ぐに連絡が来るので、マニュアルにない対応をされる心配もありません。

no.2

業務の手間が減らせる

電話がかかってくれば、行っていた業務が中断されます。会議中に電話がかかってくれば、自分だけでなく同僚にも迷惑がかかるのです。取り急ぎメッセージだけでも書き留めておいてくれるサービスがあれば、業務に集中することができるでしょう。

no.3

気兼ねなく外出できる

電話を待っている状態では、社内に拘束されてしまいます。いつかかってくるかわからない電話は、電話代行サービスに任せましょう。外出先でも転送サービスを利用すれば電話に出ることができるので、営業でも休憩でも安心して外出できるでしょう。

no.4

営業時間外の電話にも対応できる

企業の営業時間は限られていますが、顧客からはいつ電話がかかってくるか解りません。電話代行サービスを行っている会社によっては、24時間対応してくれるところもあるので、営業時間外の電話が多い企業は24時間対応できる電話代行サービスを利用しましょう。

no.5

顧客からの信頼を得られる

電話代行サービスを導入しているということは、それだけで顧客対応を大切にしているということが示せます。顧客にとっても、いつ電話してもきちんと対応してくれる企業であれば、安心して製品を購入したりサービスを利用できるでしょう。

電話代行業者を選ぶ際のポイント

電話代行サービスを行っている会社は複数存在しますが、料金形態やサービス内容は異なります。24時間対応してほしいといった要望や、外国語で対応してほしいなどの要望があれば、自社に必要なサービスを提供している電話代行業者を選びましょう。

自社にあった業者を選ぼう〜電話代行業者の選び方〜

電話

電話代行業者への依頼方法

電話代行業者は、インターネットで簡単に検索することができます。比較サイトなどを利用して、まずは契約したい業者を探しましょう。業者が見つかったらすぐに申し込むのではなく、サービス内容を確認にして見積もりを取ります。オプションなどの追加希望があれば、それらを含めた総額を確認して、納得すれば正式に契約を申し込みます。

電話代行業者を選ぶ際の注意点

充実したサービス内容で便利な電話代行ですが、契約によっては高額費用が必要となることがあります。海外出張が多く利用する機械が少ない場合には、一定期間だけ契約が結べるか確認するなど工夫しましょう。また、電話代行業者には社内の内部事情を知られることになるので、信頼できる業者に依頼することが大切だといえます。

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混同されることの多い電話代行と秘書代行の違いとは?

電話に関するサービス全般を指す・電話代行

電話代行は秘書代行とも呼ばれますが、括りとしては秘書代行やコールセンターなど、電話に関するサービス全般を指します。主な業務は社員へ掛かってきた電話の取り次ぎで、サービスによっては顧客対応なども依頼できます。

丁寧な対応で上客への案内も任せられる・秘書代行

秘書代行には、一般的な電話代行よりもワンランク上の丁寧な接客が期待できます。取引先や上客の対応を任せたり、スケジュール管理なども依頼できるため、秘書のように社員をサポートするサービスを提供してもらえます。

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